Es gibt viele falsche Wege erfolgreich zu werden.

Datenschutzinformation für Beschäftigte

1 Allgemeine Datenschutzinformationen

1.1 Die Verantwortliche Stelle

PIMA Health & Safety GmbH
Anna-Birle-Str. 1
55252 Mainz-Kastel
Tel.: +49 6134 5006 100
Fax: +49 6134
5006 101
E-Mail: info@pima.de

1.2 Der betriebliche Datenschutzbeauftragte

Frau Iris Legenmayer
Anna-Birle-Str. 1
55252 Mainz-Kastel
Tel.: +49 6134 5006 407
E-Mail: datenschutz@pima.de

1.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Ihr Arbeitgeber ist verpflichtet, die arbeitsmedizinische Vorsorge nach der ArbMedVV (Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge) oder anderer gesetzlicher Regelungen wie z. B. Arbeitsschutz-gesetz, Arbeitssicherheitsgesetz, Fahrerlaubnisverordnung etc. durchführen zu lassen und hat uns damit beauftragt. Hierzu verarbei-ten wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre Gesundheitsdaten im Rahmen von Pflicht- und Angebotsvorsorgen sowie bei (Grippe-)Impfungen. Dazu zählen Anamnesen, Diagnosen, Therapien und Befunde, die wir oder andere Ärzte erheben. Nach Ihrer Einwilligung können uns auch andere Ärzte oder Psychotherapeuten, bei denen Sie in Behandlung sind, Daten zur Verfügung stellen (z.B. in Arztbriefen) oder aber auch die ältliche Bera-tung telefonisch in Anspruch nehmen. Die Erhebung von Gesundheitsdaten ist Voraussetzung für Ihre Be-ratung und Beurteilung, ggf. auch Behandlung im Rahmen arbeitsmedizinischer Fragestellungen. Werden die notwendigen Informationen nicht bereitgestellt, kann eine sorgfältige Beratung oder Beurteilung, ggf. Behandlung, nicht erfolgen. Zudem verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck der Abrechnung (Rechnungsstellung und -begleichung) mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber.

1.4 Rechtliche Grundlagen

Für die Verarbeitung Ihrer Daten sind folgende Rechtsgrundlagen vorhanden/gegeben:

• Art. 9 Abs. 2 lit. h (DSGVO) (Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin)
• § 22 Abs. 1 lit. b (BDSG) (Zwecke der Gesundheitsvorsorge)
• Art. 6 Abs. 1. lit. b (DSGVO) (Vertragserfüllung)
• Art. 6 As. 1 lit. a (DSGVO) (Bei Eignungsuntersuchungen)
• §630a (BGB) (Behandlungsvertrag)
• Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge
• ASiG (Arbeitssicherheitsgesetz)
• DGUV-Vorschrift 2

1.5 Empfänger

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können unter anderem andere Ärzte, Psychotherapeuten, Unfallversicherungsträger, Krankenkassen, Labore, der medizinische Dienst der Krankenversicherung, Ärztekammern und Verrechnungsstellen sein. An Ihren Arbeitgeber erfolgt die Übermittlung nur im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Vorsorgebescheinigung bzw. Bescheinigung der Eignung. Die Schweigepflicht über medizinische Daten gilt in diesem Zusammenhang uneingeschränkt. Zum Zwecke der Abrechnung können notwendige Daten übermittelt werden bzw. zur Klärung von medizinischen und sich daraus ergebenden Fragen. Im Einzelfall erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger.

1.6 Kategorien personenbezogener Daten

Personenstammdaten

• Familienname, Vorname
• Geburtsdatum
• Anschrift

Kommunikationsdaten

• Telefonnummern (Mobil/Festnetz)
• E-Mail-Adresse
• Fax

Personengezogene medizinische Daten

• Anamnese
• Untersuchungsergebnisse / Diagnose(n)
• Laborbefunde
• Grundsatzuntersuchungen
• Nachuntersuchungsfrist(en)

Bilddokumentationen

• Hautbefunden bei Küchen- und/oder Feuchtarbeiten)

Kundenhistorie

• Kommunikationsverlauf
• Emailverlauf
• Vertrag(svarianten)

Abrechnungsdaten

• Rechnungspositionen
• Rechnungsbetrag
• Grundsatzuntersuchung
• Leistungsdatum

1.7 Datenspeicherung & gesetzliche Aufbewahrungsfristen -pflichten

Ihre personenbezogenen Daten werden nach den gesetzlichen Vorschriften der ArbMedVV, AMR, MBO-Ä und weiterer gesetzlicher Regelungen gespeichert - die Dauer der Speicherung ist vom Gesetzgeber festgelegt:

• 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung, Beratung und Beurteilung oder
• 40 Jahre bei bestimmten arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach der ArbMedVV.

1.8 Datenaufnahme

Bei jedem Kontakt werden Ihre Daten über unsere Anamnese- und Untersuchungsbögen erhoben. Anschließend werden diese Informationen mitarbeiterbezogen in unsere arbeitsmedizinische Fachsoftware eingegeben und überprüfbar gespeichert. Eine nachträgliche Bearbeitung und Änderung Ihrer Daten ist nur in Korrekturfällen zulässig. Schriftliche Befunde werden mitarbeiterbezogen, elektronisch und nicht veränderbar in unserer arbeitsmedizinischen Fachsoftware gespeichert. Sie erhalten in unseren Gesundheitszentren oder bei Ihnen vor Ort, Einwilligungsdokumente, mit denen Sie uns schriftlich die Datenweitergabe an mit- und weiterbehandelnden Ärzte, Labore, die Verrechnungsstelle und den Arbeitgeber erlauben können. Bitte beachten Sie, dass unter Umständen eine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe der Daten bestehen kann.

1.9 Was geschieht mit Ihren Daten?

Wir benötigen Ihre Daten, um die arbeitsmedizinischen Dienstleistung erbringen zu können. Dabei werden für Sie und Ihren Arbeitgeber Bescheinigungen und/oder Empfehlungen erstellt. Ihr Arbeitgeber kann so seiner gesetzlichen Pflicht zum Führen der Gesundheitskartei nachkommen. Somit können Sie z.B. Leistungen wie eine Arbeitsplatzbrille geltend machen. Die Datenerhebung ist daher für Ihre Vorsorge / Impfung erforderlich. Dabei werden Ihre Daten in unserem hauseigenen Server passwortgeschützt, verschlüsselt und pseudonymisiert gespeichert. Zugang zu diesen Daten hat nur autorisiertes PIMA-Personal. Die schriftlichen Aufzeichnungen werden in abschließbaren Räumen verwahrt, zu denen nur Betriebsärzte und medizinisches Personal Zugang haben. Ihre Daten (Befunde, Arztbriefe etc.) werden nach den jeweiligen gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt.

1.10 Übermittlung ins Ausland

Die PIMA übermittelt keine personenbezogenen Daten ins Ausland.

2 Betroffenenrechte gem. EU-DSGVO

2.1 Auskunftsrecht (Art.15 EU-DSGVO)

Sie, als betroffene Person haben das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob über Sie personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten.

2.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DSGVO)

Sie, als betroffene Person haben das Recht, die Berichtigung der Sie betreffenden, inkorrekten, personenbezogenen Daten zu verlangen. Sie können auch unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung - verlangen.

2.3 Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DSGVO)

Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen zu verlangen, dass er Sie betreffende, personenbezogene Daten, unverzüglich löscht. Der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Das Speichern der Daten ist zur Zweckerreichung der Datenerhebung nicht mehr notwendig,
• Der Betroffene widerruft seine Einwilligung in die Datenverarbeitung,
• Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet,
• das Unternehmen ist aufgrund einer gesetzlichen Pflicht zur Löschung der Daten verpflichtet.

Eine Löschung muss nicht erfolgen, wenn:

• gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen,
• das Speichern der Daten einer rechtlichen Verpflichtung entspricht,
• wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder Archivzwecke überwiegen,
• die Daten zur Wahrung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

2.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-DSGVO)

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, d. h. auf ein „Stopp!“ Die ist möglich, wenn:

• die Richtigkeit der Daten infrage gestellt wird,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist,
• die Daten zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt werden, nachdem der Zweck der Datenverarbeitung sich erledigt hat oder
• Sie Widerspruch nach Art. 21 DSGVO eingelegt hat.

2.5 Mitteilungspflicht (Art. 19 EU-DSGVO)

Der Verantwortliche teilt allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 16, Artikel 17 Absatz 1 und Artikel 18 mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Der Verantwortliche unterrichtet Sie über die Empfänger, wenn Sie dies verlangen.

2.6 Datenübertragbarkeit (Art.20 EU-DSGVO)

Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das Recht beinhaltet für Sie die Möglichkeit, die über Sie gespeicherten Daten automatisch auf einen anderen Anbieter übertragen zu lassen, sofern dies Technisch möglich ist.

2.7 Recht auf Widerspruch (Art. 21 EU-DSGVO)

Sie als betroffene Person haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen. Sie können den Widerruf entweder postalisch oder per E-Mail an uns übermitteln. Es entstehen Ihnen dabei keine anderen Kosten als die Portokosten bzw. die Übermittlungskosten nach den bestehenden Basistarifen. Die Widerrufserklärung ist zu richten an:
Frau Iris Legemayer
Anna-Birle-Str. 1
55252 Mainz-Kastel
Tel.: +49 6134 5006 407
E-Mail: datenschutz@pima.de

2.8 Folgen bei Ablehnung des arbeitsmedizinischen Angebots (einschl. Verweigerung und Widerspruch in die Verarbeitung personenbezogener Daten)

Sie als betroffene Person sollten sich im Klaren darüber sein, was eine Ablehnung des arbeitsmedizinischen Angebots für Sie bedeutet. Im Falle einer Angebotsvorsorge (einschl. (Grippe)Impfung)) hat die Ablehnung keine negative Auswirkung, das Angebot kann nur nicht durchgeführt werden. Zu Problemen/Folgen kann es kommen, wenn Sie eine Pflichtvorsorge ablehnen, denn Ihr Arbeitgeber darf Sie gem. §4 Abs.2 ArbMedVV, bestimmte Tätigkeiten nur durchführen lassen, wenn Sie an einer Pflichtvorsorge teilgenommen haben. Ob Sie an einer Pflichtvorsorge teilnehmen müssen, ergibt sich aus dem Gefahrenpotenzial Ihres Arbeitsplatzes (z.B. Arbeiten in Höhen, extremen Temperaturen, Lärm oder arbeiten mit Gefahrstoffen).

2.9 Verrechnungsstelle

Um uns unserer eigentlichen Aufgabe widmen zu können haben wir die Aufgabe der Rechnungsstellung und die damit verbundenen Arbeiten an die PIMA Service & Solutions GmbH, Anna-Birle-Str. 1, 55252 Mainz-Kastel übertragen. Zu diesem Zweck übermitteln wir die zur Rechnungsstellung benötigten Informationen.

2.10 Beschwerdestelle

Ihnen als Betroffene / Betroffener, dessen Daten verarbeitet werden, steht es gem. Art. 77 DSGVO frei sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden und sich zu beschweren. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich erst an uns wenden würden:

Datenschutz der PIMA:

Frau Iris Legenmayer
Betr. Datenschutzbeauftragte
Anna-Birle-Str. 1
Tel.: +49 6134 5006 407
E-Mail: datenschutz@pima.de

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Prof. Dr. Michael Ronellenfitsch
Gustav-Stresemann-Ring 1. 65189 Wiesbaden
Telefon: 0611-1408 0 | Telefax: 0611-1408 611
poststelle@datenschutz.hessen.de